Wissen für Händler
Bestände senken ohne neue Software: Wann Excel reicht und wann nicht
Für den Start brauchen die meisten Händler keine neue Software. Die Daten stehen schon in der Warenwirtschaft: Bestand, Einkaufspreis, Verkäufe, letzter Verkauf. Mit einem Export und Excel finden Sie Ladenhüter, Überbestand und knappe Artikel und können das meiste gebundene Kapital freisetzen. Software lohnt sich, wenn die Regeln klar sind und Sie sehr viele Artikel täglich automatisch disponieren wollen. Sie ersetzt aber keine Entscheidungen und keine sauberen Stammdaten.
Die Daten haben Sie schon
Viele Händler glauben, für eine Bestandsanalyse bräuchten sie erst ein neues System. Doch Ihre Warenwirtschaft kennt jeden Artikel, jeden Bestand und jeden Verkauf. Sie müssen die Daten nur einmal als Liste herausholen, als Export nach Excel oder CSV. Fast jedes System kann das.
Für den Anfang reichen diese Spalten:
- Artikelnummer und Bezeichnung
- Bestand in Stück und Einkaufspreis
- Verkaufte Menge der letzten 12 Monate, besser auch der 12 Monate davor
- Datum des letzten Verkaufs
- Lieferant und Lieferzeit, wenn vorhanden
Was Sie mit Excel schaffen
Mit diesen Daten lassen sich die vier wichtigsten Fragen beantworten:
- Wo liegen Ladenhüter? Artikel ohne Verkauf seit 180 Tagen oder länger.
- Wo liegt zu viel? Artikel mit mehr als 180 Tagen Reichweite. Alles über 90 Tage ist zu viel.
- Wo droht eine Lücke? Artikel, deren Reichweite kürzer ist als die Lieferzeit plus eine Woche.
- Welche Artikel sind wichtig? ABC-Analyse nach Umsatz oder Rohertrag.
Das Geld kommt dann nicht aus der Software, sondern aus Entscheidungen: Bestellstopp, Rückgabe, Abverkauf, angepasste Meldebestände. Die sind in Excel genauso schnell getroffen.
Woran Sie erkennen, dass sich Software lohnt
Software zur Bestandsoptimierung kann sehr nützlich sein. Sie lohnt sich typischerweise, wenn mehreres davon zutrifft:
- Sie führen viele tausend aktive Artikel und disponieren täglich.
- Viele Artikel sind saisonal oder schwanken stark, und Sie wollen Prognosen statt Durchschnittswerten.
- Sie haben mehrere Standorte, zwischen denen umgelagert wird.
- Die Regeln sind klar und sollen laufend und automatisch angewendet werden.
- Ihre Stammdaten sind gepflegt: Lieferzeiten, Mindestmengen, Verpackungseinheiten.
Was vor jeder Software kommen sollte
- Ausgangswert messen. Bestandswert, Lagerumschlag, Ladenhüter-Anteil, Lieferfähigkeit. Sonst wissen Sie später nicht, was die Software gebracht hat.
- Altlasten abbauen. Ein neues System übernimmt die alten Bestände. Besser, Sie ziehen mit einem aufgeräumten Lager um.
- Regeln festlegen. Ab wann ist ein Artikel ein Ladenhüter, welche Ziel-Reichweite gilt, wie viel Puffer bekommen A-, B- und C-Artikel?
- Stammdaten prüfen. Fehlende Einkaufspreise, falsche Lieferzeiten und doppelte Artikel machen jede Software ungenau.
- Bestehende Funktionen nutzen. Viele Warenwirtschaften haben Meldebestand, Bestellsperre und Bestellvorschläge längst eingebaut. Sie werden nur nicht gepflegt.
Unabhängig beraten
Bestands-Manager.com verkauft keine Software und ist herstellerunabhängig. Die Bestandsanalyse arbeitet mit dem Export, den Ihre Warenwirtschaft schon liefert. Wenn sich danach zeigt, dass eine Software für Sie sinnvoll ist, wissen Sie genau, was sie können muss und welche Ausgangswerte sie verbessern soll.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Software, um Lagerbestände zu senken?
Für den Start meist nicht. Mit dem Export aus der Warenwirtschaft und Excel lassen sich Ladenhüter, Überbestand und knappe Artikel finden. Das Geld kommt aus den Entscheidungen, nicht aus dem Programm.
Wann lohnt sich Software zur Bestandsoptimierung?
Wenn Sie viele tausend Artikel täglich disponieren, viel Saisonware oder mehrere Standorte haben, die Regeln klar sind und die Stammdaten gepflegt sind.
Welche Daten brauche ich für eine Bestandsanalyse?
Artikelnummer, Bestand, Einkaufspreis, verkaufte Menge der letzten 12 Monate, Datum des letzten Verkaufs, dazu wenn möglich Lieferant und Lieferzeit.
Soll ich vor einem Systemwechsel die Bestände aufräumen?
Ja. Das neue System übernimmt die alten Bestände. Wer vorher Ladenhüter abbaut und Regeln festlegt, startet sauber und kann den Erfolg messen.
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